لماذا نحتاج إلى الوصف الوظيفي؟
الوصف الوظيفي الجيد يجيب بوضوح عن سؤال واحد: لماذا وُجدت هذه الوظيفة، وعن أي نتائج تُسأل؟ وحين تتضح الإجابة يخدم الوصف نفسه خمسة أغراض في آن واحد:
- التوظيف: أساس واضح لإعلان الوظيفة ومعايير الفرز وأسئلة المقابلة.
- تقييم الوظائف وتصنيفها: لا يستطيع المقيّم أن يصنّف إلا ما هو مكتوب، والأوصاف المبهمة تنتج درجات غير متسقة.
- إدارة الأداء: الأهداف ومؤشرات الأداء ينبغي أن تنبثق من المسؤوليات الرئيسية للوظيفة.
- التعلّم والتطوير: تظهر الفجوة بين الجدارات المطلوبة ومستوى شاغل الوظيفة الحالي.
- تخطيط القوى العاملة وإعادة الهيكلة: تتضح التداخلات والفجوات وخطوط التبعية غير الواضحة على مستوى الهيكل كله.
ماذا يتضمن الوصف الوظيفي؟
اعتمدوا نموذجاً موحّداً على مستوى المؤسسة كلها، وأهم أقسامه:
- بيانات الوظيفة: المسمى والإدارة والدرجة وجهة التبعية والوظائف التابعة لها.
- الغرض من الوظيفة: جملة أو جملتان تبيّنان سبب وجودها. وإن تعذّرت كتابتهما فربما تحتاج الوظيفة نفسها إلى مراجعة.
- المسؤوليات الرئيسية: من ست إلى عشر عبارات تصف النتائج لا المهام اليومية. والصيغة المفيدة هنا: فعل + مجال + نتيجة، مثل: «يُعدّ المطابقة الشهرية لكشوف الرواتب بما يضمن صرفها بدقة وفي موعدها».
- النطاق وصلاحيات القرار: المسؤولية عن الميزانية، وعدد المرؤوسين، والموافقات التي تملكها الوظيفة، والقرارات التي ترفعها لمستوى أعلى.
- العلاقات الرئيسية: الجهات الداخلية والخارجية التي تتعامل معها الوظيفة والغرض من كل علاقة.
- المؤهلات والخبرات: افصلوا الحد الأدنى الضروري عمّا هو مفضّل، حتى لا تستبعدوا مرشحين أكفاء بلا سبب.
- الجدارات: الجدارات الفنية والسلوكية المطلوبة، ويُفضَّل أن تُستمد من إطار الجدارات المعتمد في المؤسسة.
أخطاء شائعة نصادفها
- نسخ أوصاف جاهزة من الإنترنت: نادراً ما تعكس هيكلكم أو مستويات الصلاحية أو أنظمة العمل لديكم.
- سرد المهام بدل المسؤوليات: القوائم الطويلة تخفي ما تُسأل عنه الوظيفة فعلاً وتُصعّب تصنيفها.
- الكتابة على مقاس الشخص لا الوظيفة: يجب أن يبقى الوصف صالحاً حين يتغيّر شاغل الوظيفة.
- تضخيم المسميات: مسمى «مدير» بلا مرؤوسين ولا ميزانية يولّد لاحقاً تفاوتاً في الدرجات والرواتب.
- ترك الأوصاف دون تحديث: بعد كل إعادة هيكلة تصبح أوصاف كثيرة بعيدة عن واقع العمل.
- نسختان عربية وإنجليزية لا تقولان الشيء نفسه: في المؤسسة ثنائية اللغة ينبغي أن تصدر النسختان عن مصدر واحد وأن تتطابقا في المضمون.
منهجية بسيطة تحقق النتيجة
- ابدؤوا من الهيكل التنظيمي ليكون لكل وظيفة موقع متفق عليه وخط تبعية واضح.
- حلّلوا الوظيفة عبر استبيان قصير ومقابلة مع شاغلها ومديره المباشر.
- اكتبوا المسودة وفق النموذج الموحّد مع التركيز أولاً على الغرض والمسؤوليات.
- اعتمدوها مع المدير المباشر وعالجوا أي تداخل مع الوظائف المجاورة.
- قيّموا الوظيفة وصنّفوها بمنهجية واحدة متسقة على مستوى المؤسسة.
- اعتمدوها وانشروها واستخدموها فعلاً في التوظيف وتحديد الأهداف وخطط التطوير.
- راجعوها مرة في السنة على الأقل، وكلما تغيّر الهيكل أو تغيّرت الوظيفة.
من أين تبدؤون؟
إن كانت أوصافكم قديمة أو غير متسقة فلا حاجة إلى إعادة كتابتها كلها دفعة واحدة. ابدؤوا بإدارة واحدة أو عائلة وظيفية واحدة، واتفقوا على النموذج، واجعلوا هذه المجموعة الأولى معياراً لبقية المؤسسة.
تساعد بريليانز المؤسسات في قطر على إعداد الأوصاف الوظيفية، وتحليل الوظائف وتقييمها، وبناء هياكل درجات متماسكة. تعرّفوا على خدماتنا في الموارد البشرية أو احجزوا استشارة لمناقشة احتياجاتكم.